Para negocios que están empezando: dar una buena imagen y tener los espacios adecuados para reunirse con clientes, inversionistas y proveedores es de vital importancia. Muchos emprendedores se han visto inclusive en la necesidad de citar a sus clientes en cafeterías o restaurantes para negociar o cerrar tratos, sin embargo eso no es lo más recomendable, pues terminan causando una imagen poco profesional. Es por eso que para solucionar esta falta de instalaciones hay quien renta salas de juntas y esto ayuda enormemente a su negocio en una cuestión de impresión frente a los demás, logística y economía.
Para acceder a una sala de juntas temporal sólo es necesario reservar con anticipación y asistir con el material que se desee presentar, ya que al rentar no sólo se accede a un espacio, también se tiene acceso a servicios como recepción, teléfono y equipo tecnológico como proyector y audio. Una vez que se ha solucionado lo referente al espacio donde se llevará a cabo la junta, es importante tomar en cuenta ciertos factores para hacer lo más efectiva y productiva posible dicha junta o reunión, es por eso que compartimos los siguientes puntos a considerar.
En algunos casos la reuniones de trabajo pueden significar una complicación de tiempo sobre todo para ejecutivos con agendas de trabajo muy saturadas, es por eso que hacer una junta ágil y productiva, pero breve siempre será agradecido por los asistentes, es así que hacerlas periódicamente y con cierta frecuencia reduce el número de pendientes y temas a tratar y por lo tanto la duración de la charla. Es preferible que los encuentros se agenden con horarios que se respeten, ya que estar cambiándolas constantemente y moviendo de hora hacen que pierdan seriedad.
Es recomendable que haya un encargado de la reunión, no nos referimos a la máxima jerarquía de los asistentes, sino a una persona que se encargue de que todo esté listo, los invitados confirmados con el orden del día, el material necesario, etc. No recomendamos empezar una reunión sin el orden del día previamente entregado a todos y que se haga hincapié en seguirlo lo más posible. Siempre pueden salir nuevos temas o desvíos, pero se debe tratar de respetar preferentemente.
Como punto de partida es buena idea que todos los asistentes tengan claro el objetivo de la congregación, ya sea si es una junta informativa, de conciliación, negociación o desarrollo de proyectos. En todas las juntas hay personas que tienen más poder que otras, sin embargo se debe fomentar la participación de todos los involucrados para que haya un equilibrio saludable y no se vuelva un monólogo.
Un punto muy importante a considerar es la elección de la sede de la junta. Las interrupciones constantes pueden afectar profundamente las juntas, o alguna incomodidad como mucho frío o mucho calor, ruidos constantes, etc, por estas razones, es necesario que el encargado que es quien renta salas de juntas esté consciente de estos factores y los evite.
Como siempre, en los negocios la puntualidad es indispensable, iniciar tarde una junta puede hacer que algunos o varios participantes presenten una mala actitud o molestia por el retraso y eso a su vez afecta el ambiente general y constructivo de la reunión. De igual manera, una regla de cortesía básica para los asistentes es no entablar conversaciones uno a uno durante la reunión o cuchichear, eso genera una muy mala imagen de los colaboradores que lo hacen y también puede llegar a generar tensiones. No está de más recodar que se deben tener los celulares en silencio y deberán ser atendidos sólo en casos de urgencia o muy específicos.
Finalmente una regla de oro que todos los asistentes a las juntas deben conocer y adoptar es que los comentarios y observaciones que se hacen sobre lo expuesto como ideas y propuestas, se hacen a eso justamente, pensamientos, no a la persona en sí (en la mayoría de los casos nada es personal).
Todas estas recomendaciones son obviamente moldeables y ajustables a los diferentes, giros, proyectos, personas y negocios que lleven a cabo las juntas, sin embargo es importante recordar que el éxito de un equipo radica en saber aplaudir las fortalezas pero también las diferencias de cada uno.
En CISE Business Center estamos orgullosos de llevar más de 25 años viendo a miles de negocios crecer y desarrollarse, pasando también por momentos difíciles, pero con la confianza de que cuentan con nosotros para apoyarlos y solucionarles sus temas de logística en cuenta a Centro de Negocios se trata. Con una amplia gama de servicios ajustables a las más variadas necesidades de cada hombre o mujer de negocios, nos satisface decir que tenemos el centro de trabajo, la oficina, el servicio o la sala adecuada, para desde un joven emprendedor, que aún tiene un largo camino por recorrer, hasta un empresario experimentado quien renta salas de juntas para cerrar negocios exitosos constantemente.
Acércate a nosotros y conoce la manera en que podemos ayudarte a que tu negocio sea más efectivo y puedas controlar de una manera ordenada el dinero que inviertes en instalaciones y servicios, muchas veces los negocios gastan demasiado dinero en espacios que no usan, que no se adaptan a las necesidades del giro de la empresa o que simplemente se encuentran en zona de difícil acceso, retiradas de los puntos estratégicos de la ciudad donde los ejecutivos se mueven. No te preocupes más y llámanos para conocer tu próximo Centro de Negocios.
