¿Por qué las oficinas ejecutivas en México deben contar con servicios tecnológicos?

Hoy en día, el uso de la tecnología se ha vuelto imprescindible en muchos aspectos de nuestra vida, desde la comunicación personal, el entretenimiento, hasta la publicidad, y los negocios no podían haber crecido sin el uso de ciertas herramientas y servicios que nos brinda la tecnología. Las oficinas ejecutivas en México actuales necesitan contar con diferentes herramientas que les ayuden a la conectividad, investigación y publicidad en línea; en esta nueva entrada de blog les contaremos cuáles son y por qué deben ser incorporadas.

En las últimas dos décadas, el uso de Internet ha llegado para mejorar las condiciones de las personas, ya que podemos encontrar información de todo tipo, personal, de salud, de lugares públicos, instituciones, marcas, entre muchos otros, que diariamente son buscados por varios es de personas. La conectividad permite que en cuestión de segundos, personas de diferentes países, ciudades o puntos extremos en la misma ciudad puedan compartir información, lo que permite crear relaciones interpersonales y laborales con más personas, sin importar su ubicación geográfica.

De acuerdo con datos de la AMIPCI, en 2015 había 65 millones de internautas en México, siendo los más frecuentes las personas de entre 25 y 34 años de edad, la llamada generación “Millennial” que actualmente domina el mercado laboral. Si bien gran parte de las personas utiliza el Internet para buscar entretenimiento, mantener contacto con amigos y familiares y buscar información, muchos utilizan las herramientas online para su trabajo, ya que traen consigo su correo electrónico, sistemas en nube para crear, compartir y editar archivos, agendas electrónicas, entre otras, que le dan solidez a los negocios y los impulsan para crecer.

Las oficinas ejecutivas en México que quieren aprovechar los beneficios de la tecnología deben utilizar:

• Internet móvil de alta velocidad. Es de gran importancia que los empleados tengan acceso a Internet de buena calidad y veloz, no sólo en sus computadoras sino también en celulares y tabletas, ya que muchos de ellos portan consigo aplicaciones para su trabajo diario, como la agenda o el correo electrónico.
• Acceso a redes sociales. Sí, leíste bien, el uso de las redes sociales es cada vez de mayor importancia en los negocios; muchos jefes piensan que el trabajador se distraerá con los contenidos entretenidos de redes sociales como Facebook, o perderá tiempo con conversaciones triviales por WhatsApp, sin embargo muchos clientes prefieren comunicarse con las empresas y las marcas a través de estos medios, ya que son gratuitos o de muy bajo costo para quienes utilizan datos móviles. Por otro lado, las empresas que tienen presencia en Internet, una página web y perfiles de redes sociales, deben estar atentos a lo que sucede en su comunidad, para dar atención a las preguntas o posibles quejas.
• Sistemas en nube. Hoy en día encontramos una gran variedad de servicios en la nube enfocados en el trabajo; Google Drive sigue siendo la preferida, ya que permite el trabajo en equipo y es gratuito, pues basta con tener una cuenta en Gmail (el correo electrónico de Google) para utilizar sus servicios de Word, Excel, Power Point, entre otros. Los colaboradores pueden trabajar en equipo, hacer cambios, comentarios o ediciones y compartir la información con los clientes. Es muy fácil e incluso puede utilizarse desde el celular, además permiten reducir el consumo de papel e insumos de papelería.
• Equipos de impresión y digitalización. Anteriormente se tenía que adquirir tres o más equipos para digitalizar, enviar e imprimir documentos, hoy en día podemos hacerlo con multifuncionales, equipos que no pueden faltar en una empresa, sea cual sea su función, pues si bien buscamos reducir el consumo de papel y de insumos, muchas veces se requiere la impresión de cotizaciones, contratos, entre muchos otros documentos.
• Pantallas de televisión y monitores grandes. Con el fin de brindar capacitaciones a los colaboradores o de realizar presentaciones con los clientes, se necesitan elementos multimedia, como las pantallas, donde podemos reproducir videos, mostrar datos estadísticos o incluso realizar videoconferencias con otros colaboradores, socios, clientes o inversionistas que no pueden trasladarse a las instalaciones de la empresa para juntas o reuniones. Para las presentaciones, también podemos utilizar paredes blancas en espacios oscuros, donde se puede realizar proyecciones con el equipo adecuado, sin tener que gastar en una pantalla.
• Mobiliario. Los tiempos en que las oficinas debían formarse con escritorios, computadoras de escritorio, cubículos y puertas han quedado atrás; hoy en día, las empresas tecnológicas mundialmente famosas, como Google, nos muestran que los ambientes compartidos, relajados, donde cada colaborador puede trabajar en su propia laptop, tomarse un descanso para beber un café o fumar un cigarro o incluso para ver un video entretenido en YouTube, son donde la creatividad fluye y el rendimiento es mucho mayor, al contrario de los espacios de trabajo restrictivos, donde los empleados deben laborar ocho horas sin moverse de sus lugares más que para salir a comer e ir al baño.

En la actualidad, las oficinas ejecutivas en México han sufrido diferentes cambios, siendo cada vez más frecuentes los espacios de trabajo compartidos, las oficinas virtuales y la renta en centros de negocios, donde convergen muchas empresas y comparten espacios y servicios. En estas oficinas, las herramientas tecnológicas abundan y pueden rentarse junto con la oficina y el mobiliario, de modo que se pueden aprovechar al máximo los beneficios y verlos reflejados en el ahorro en recursos y el incremento de la eficacia de los colaboradores.

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